Gestiona tu nube de manera eficiente I

Una de las notables ventajas de Android es la de estar permanentemente conectado a internet y como no podía ser de otra forma, a todos los servicios que Google pone a nuestra disposición.
Como todos sabréis los contactos que tenemos en nuestro móvil están en permanente sincronía con el servicio de Google Contacts del que todos disponemos en Gmail. Lo mismo ocurre con el/los calendarios, todo está sincronizado con Google Calendars.

Mucha gente que conozco no le está sacando provecho a esta situación porque no saben el potencial tan grande que tiene esta sincronización con la nube, ya no tenemos que estar pendientes de hacer copias de seguridad de nuestros contactos o perderlos todos si no los guardamos en la sim y cambiamos de móvil.

Hasta ahora (yo al menos) tenía una agenda tremendamente desorganizada, algunos contactos tenían sólo el nombre, otros también incorporaban el apellido, algunos los tenía hasta por quintuplicado al tener el teléfono móvil personal, el fijo personal, el móvil de empresa, el fijo de empresa y el de casa de sus padres… Desde que me “mudé” a Android todo esto ha cambiado, ahora tengo mi agenda perfectamente organizada, con nombres y apellidos y con toda la información de esa persona en un sólo contacto, teléfonos, direcciones postales, emails… Así podemos reducir la lista de contactos a la mitad o incluso a un tercio de la cantidad que gestionábamos y tener toda la información de un contacto en una sola ventana.

Podemos utilizar campos como la dirección postal para ir al domicilio de un contacto usando Google Maps sin tener que recordar la dirección, podemos tener una alarma puesta para que nos avise del cumpleaños de nuestros contactos…

Gestionar estos contactos desde el propio móvil es demasiado engorroso y gracias a Gmail podemos hacerlo desde nuestro propio ordenador, podemos añadir imágenes a nuestros contactos y algo que supone un problema para mucha gente, separar nuestros verdaderos contactos de todos los contactos que tenemos en Gmail.

Gmail tiene la “costumbre” de guardarnos todos los contactos con los que hemos intercambiado algún mail y si no se gestiona de manera eficiente tendremos una lista de 600 ó 700 contactos de los que a penas un 15-20 % son verdaderos contactos.

La solución a esta situación la tenemos al alcance de nuestras manos y unos pocos clicks, si prestamos atención a la interfaz de Contacts, nos damos cuenta que entre los distintos grupos que vienen por defecto, hay uno que se llama mis contactos y otro que se llama todos los contactos, aquí está la clave.

En la agenda de nuestro Android podemos establecer que sólo nos muestre un grupo de modo que al seleccionar mis contactos y no todos los contactos, estaremos discriminando todas esas direcciones que Google suele guardar, lo único que tenemos que hacer es ir eliminando del grupo mis contactos aquellos que se hayan “colado”. Es muy sencillo hacerlo, sólo tienes que entrar en contactos y en el menú elegir mostrar grupos, en la siguiente ventana elegirás el grupo que quieres mostrar, tal y como sale en la imagen adjunta.

Hay algunos contactos que nos interesan por cualquier motivo pero de los que sólo tenemos por ejemplo su nombre y su mail y no así su teléfono, estos contactos son importantes aunque no deben estar en la agenda ya que ésta se usa para llamar principalmente, con el “truco” anterior estos contactos estarían situados por ejemplo en todos los contactos de modo que no apareciesen en la agenda aunque realmente el móvil si que nos está sincronizando todo y dichos contactos aparecerán disponibles cuando por ejemplo vayamos a mandar un email, es decir, estos contactos existen en nuestra agenda pero no están visibles.

Espero que os sea de ayuda, en próximas ocasiones hablaré de como gestionar varias cuentas de email desde la cuenta principal y como optimizar el Google Calendar.